Huishoudelijk Reglement VMTC

Inhoud

1. Algemeen
2. Definitie Leden
3. 3. Bestuursfuncties
   1. Voorzitter
   2. Secretaris
   3. Penningmeester
   4. Algemeen Bestuurslid belast met de Ledenadministratie
   5. Algemeen Bestuurslid belast met redactionele werkzaamheden en communicatie. Het betreffende Bestuurslid kan ook iemand aanwijzen die de taken op zich neemt.
   6. Algemeen Bestuurslid belast met het Toerreglement
   7. Algemeen Bestuurslid belast met ‘Lief en Leed’
   8. Algemeen bestuurslid belast met de AVG
4. Aansprakelijkheid Bestuur en Leden
   1. Bestuur
   2. Leden
5. Gegevensbescherming van de Leden (Wet AVG)

1. Algemeen

1. Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld door het Bestuur.
2. Conform het gestelde in Artikel 16 van de Statuten zal en mag de inhoud van het Huishoudelijk Reglement niet in strijd zijn met de Nederlandse Wet en de Statuten van de Vereniging.
3. Het in 1998 vastgestelde en sindsdien vigerende Huishoudelijk Reglement en Toerreglement komen hiermee te vervallen.
4. Het Huishoudelijk Reglement wat door het Bestuur is vastgesteld wordt via de website of de Toerist kenbaar gemaakt aan de Leden.
5. Leden kunnen gemotiveerde wijzigingen en aanvullingen schriftelijk voorstellen.
   Voorgestelde wijzigingen en aanvullingen worden in het Bestuur besproken en indien akkoord en na Besluit opgenomen in een nieuwe versie van het Huishoudelijk Reglement.
6. De Secretaris houdt een registratie bij van de diverse versies van het Huishoudelijk Reglement (versiebeheer).

2. Definitie Leden

Voor de definitie van de ‘soorten’ Leden wordt verwezen naar Artikel 4 van de Statuten. Naast Leden zoals in Artikel 4 wordt vermeld is het ook mogelijk om jeugdLeden aan te nemen.

3. Bestuursfuncties

Voor een Bestuurslid van de VMTC gelden een aantal algemene afspraken:

1. Aanwezig zijn tijdens Bestuursvergaderingen.
2. Wanneer er voor een rit een vergoeding wordt verwacht zoals de ZomerAvondRit (ZAR) en overige landelijke ritten dient er iemand van het Bestuur aanwezig te zijn voor het regelen van de financiën.
3. De Bestuursleden zijn bevoegd om de Vereniging te vertegenwoordigen.

a. Voorzitter

1. Geeft leiding aan het Bestuur.
2. Organiseert de vergaderingen, en zorgt ervoor dat de agendapunten aan bod komen en kan de vergadering goed structureren.
3. Opent en sluit de vergadering.
4. Voert Bestuurswerkzaamheden uit en je neemt het initiatief.
5. Wijst taken toe aan Leden van het Bestuur en waakt over de voortgang van en de acties die op de planning staan.
6. Is degene met het overzicht, terwijl andere Bestuursleden de focus leggen op hun eigen taken.
7. Zorgt voor het motiveren van de Bestuursleden.
8. Kan bij afwezigheid in overleg met de andere Bestuursleden een vervanger aanwijzen.
9. Vertegenwoordigd en is woordvoerder van de Vereniging.

b. Secretaris

1. Maakt de notulen van de vergaderingen (Bestuur en ALV) en zorgt ervoor dat deze digitaal voor akkoord worden ondertekend.
2. Houdt een actielijst bij die elke vergadering wordt gecheckt op de voortgang en uitkomst van de acties.
3. Draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de juiste documenten voor een vergadering (Bestuur en ALV).
4. Is het aanspreekpunt van de Vereniging en onderhoudt contacten met de Kamer van Koophandel en andere instanties, die te maken hebben met zijn functie.
5. Maakt een Jaarverslag voor de ALV.

c. Penningmeester

1. Is de beheerder van de bankrekening van de Vereniging.
2. Onderhoudt de contacten met de bank.
3. Hij/Zij stelt na verloop van ieder kalenderjaar een jaarrekening op en biedt deze ter controle en goedkeuring aan, aan de Kascontrolecommissie.
4. Verricht betalingen aan derden namens de Vereniging.
5. Zorgt voor de incasso van de contributie, advertentiekosten en kosten van deelname aan activiteiten. Wanneer een incasso-opdracht niet kan worden geïnd, wordt het Bestuur hiervan op de hoogte gesteld.
6. Ontvangt de inschrijvingen voor activiteiten van de Toercommissie per e-mail, zoals bijvoorbeeld het Hotelweekend of de Motor 2-daagse, zodat eventuele betalingen geïncasseerd kunnen worden.

d. Algemeen Bestuurslid belast met de Ledenadministratie

1. De Vereniging houdt een Ledenlijst bij van alle Leden.
2. De Ledenlijst is alleen toegankelijk voor het Algemeen Bestuurslid belast met de Ledenadministratie en diegene die door het Bestuur gemachtigd zijn.
3. Aspirant Leden dienen zich aan te melden via het online inschrijfformulier op de website.
4. De overige Bestuursleden worden per e-mail geïnformeerd over de inschrijving van het aspirant lid. Hierbij wordt gewezen op type incasso, toevoeging aan mailinglijsten en eventuele toestemming deelname aan WhatsApp-groepen.
5. In het kader van de AVG geven de aspirant Leden expliciet aan of zij akkoord gaan met het gebruik van hun persoonsgegevens.
6. In elke vergadering van het Bestuur van de Vereniging wordt opgave gedaan van het aantal nieuwe Leden en het aantal Leden dat zijn of haar lidmaatschap heeft opgezegd.
7. Presentielijst verzorgen voor de ALV ter ondertekening van de aanwezige Leden.
8. Lijst van jubilarissen (12,5 en 25 jaar) verstrekken t.b.v. de ALV.

e. Algemeen Bestuurslid belast met redactionele werkzaamheden en communicatie

1. Het Bestuurslid mag, in overleg met het Bestuur, activiteiten zoals het onderhouden van de website, technisch beheer of andere redactionele taken door iemand laten verrichten buiten het Bestuur. Het Bestuurslid blijft wel verantwoordelijk van de inhoud.
2. Verzorgen van de nieuwsbrief (De Toerist).
3. Uitnodigingen voor activiteiten.

f. Algemeen Bestuurslid belast met het Toerreglement

1. Is lid van de Toercommissie.
2. Het Toerreglement is voor alle Leden zichtbaar op de website.

g. Algemeen Bestuurslid belast met ‘Lief en Leed’

1. Indien bij het Bestuur bekend is dat een van de Leden een positieve, dan wel een negatieve periode doormaakt, zal het Bestuurslid belast met ‘Lief en Leed’ hiervoor een passende attentie verzorgen.
2. Voor Leden van de VMTC die zich extra hebben ingezet voor een activiteit (meer dan wat van een lid van de Vereniging gevraagd kan worden) zal een passende attentie worden verzorgd.
3. In de nieuwsbrief zal regelmatig aandacht gevraagd worden voor het melden van gebeurtenissen. Dit dient altijd met instemming te gebeuren van betreffende persoon.

h. Algemeen Bestuurslid belast met de AVG

1. Algemeen bestuurslid adviseert het bestuur omtrent AVG en zorgt daarmede dat de vereniging conform de AVG handelt. Dit gebeurt eenmaal per jaar.

4. Aansprakelijkheid Bestuur en Leden

a. Bestuur

1. De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is voor alle Verenigingen en stichtingen van toepassing.
2. De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is bedoeld om Bestuur en toezicht van Verenigingen en stichtingen te verbeteren. Er zijn regels opgesteld over taken, bevoegdheden, verplichtingen en aansprakelijkheid.
3. Met de Statuten van 2022 is voldaan aan de WBTR.
4. Het Bestuur heeft een Bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

b. Leden

1. Ieder lid dient zich te houden aan de Wegenverkeerswet.
2. Ieder lid is zelf verantwoordelijk voor de juiste verzekering (Wettelijke Aansprakelijkheid, Voertuig).
3. De Leden worden geadviseerd om op hun mobiele telefoon aan te geven wie in geval van nood bereikbaar zijn (noodgeval). Als een lid geen mobiele telefoon heeft, dan zal hij/zij dit door middel van een document kunnen aangeven.
4. In geval van nood wordt het algemene alarmnummer 112 gebeld door degene die aanwezig is bij, of getuige is van, het incident.
5. Het verwittigen van naasten van de betrokkene wordt overgelaten aan de hulpdiensten (politie, ambulance).

5. Gegevensbescherming van de Leden (Wet AVG)

1. Bij aanmelding als lid wordt op de website verwezen naar het Privacy Statement.
2. Op het inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd c.q. om akkoord te gaan met het Privacy Statement.
3. Deze Bestuurder adviseert het Bestuur omtrent AVG en zorgt daarmede dat de Verenging conform de AVG handelt.
4. Elk jaar wordt minimaal in een Bestuursvergadering beoordeeld of de Vereniging conform de Wet AVG handelt.